Jumat, 22 Juli 2011

Manajemen Pengetahuan

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL                                                                                              
KATA PENGANTAR                                                                                           i
DAFTAR ISI                                                                                                         ii
BAB     I     PENDAHULUAN                                                                           1
A.        Latar Belakang                                                                      1
BAB     II    TINJAUAN PUSTAKA                                                                 3
A.        Aliran Pengetahuan dan Interaksinya                            3
B.        Sub Sitem Pengetahuan                                                      4
C.        Menciptakan Pengetahuan                                                 5
D.        Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Penciptaan
Pengetahuan                                                                          7
BAB     III  PEMBAHASAN                                                                                
A.   Cara mentrasfer/memperoleh pengetahuan dari
berbagai objek                                                                         10
B.   Pemindahan dan Pemanfaatan Pengetahuan                 11
C.   Pemindahan Pengetahuan yang disengaja                      11
D.   Pemindahan Pengetahuan yang tidak disengaja           11
E.   Faktor yang Membatasi pemanfaatan dan
perpindahan Pengetahuan                                                   12
F.   Cara Membuat Suatu Manajemen Pengetahuan           12
G.   Strategi dalam Manajemen Pengetahuan                        13
BAB     IV  PENUTUP                                                                                      15
A.   Kesimpulan                                                                              15
DAFTAR PUSTAKA                                                                                         16
          

BAB I
PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang
Di era globalisasi ini semakin banyak informasi yang beredar di masyarakat, kemajuan teknologi dan pengetahuan juga sangat pesat. Maka dari itu kita harus tahu bagaimana menguasai atau mengatasi banyaknya informasi dan pengetahuan yang berasal dari segala penjuru dunia. Suatu organisasi pasti akan berhubungan langsung dengan masyarakat, sebagai pihak yang di jadikan sasaran. Untuk itu suatu organisasi seharusnya membutuhkan informasi yang menyangkut perilaku masyarakat / respon masyarakat terhadap kinerja organisasinya.maka dari itu suatu organisasi memerlukan suatu manajemen pengetahuan untuk membantu organisasi tersebut mencapai tujuannya.
Manajemen ialah suatu cara untuk merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya untuk suatu tujuan.
Sedangkan pengetahuan adalah data dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten. Sumber pengetahuan bisa berupa banyak bentuk, contoh, Koran, majalah, email, e-artikel, mailing list, e-book, kartu nama, iklan, dan manusia.
Manajemen pengetahuan merupakan proses / kegiatan merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten.
Manajemen pengetahuan merupakan suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi manajemen pengetahuan bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten. Dengan adanya manajemen pengetahuan maka akan terjamin kinerja yang baik dalam suatu organisasi.













BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A.  Aliran Pengetahuan dan Interaksinya
Mengatur suatu pengetahuan adalah suatu kebiasaan atau habit. Ketika suatu proses, keadaan dan aktivitas suatu bisnis para pelaku manajemen pengetahuan cenderung menggunakan suatu metode dalam menganalisanya. Dalam proses analisa terdapat sesuatu yang dinamakan siklus/aliran pengetahuan (knowledge flow).
·       Penciptaan pengetahuan (creation)
Tahap memasukkan segala pengetahuan yang baru kedalam sistem, termasuk juga pengembangan pengetahuan dan penemuan pengetahuan.
·       Penyimpanan pengetahuan (retention)
Ini adalah tahap penyimpanan pengetahuan kedalam sistem agar pengetahuan selalu awet. Proses ini juga menjaga hubungan antara pengetahuan dengan sistem.
·       Pemindahan pengetahuan (transfer)
Menyangkut dengan aktifitas pemindahan pengetahuan dari satu pihak ke pihak lain. Termasuk juga dengan komunikasi, penerjemahan, konversi, penyaringan dan pengubahan.
·       Penggunaan pengetahuan (utilization)
Kegiatan yang berhubungan dengan aplikasi pengetahuan sampai pada proses bisnis, termasuk dalam tahap penggunaan pengetahuan.

B.  Sub Sitem Pengetahuan
Pengetahuan menjadi lebih penting dari pada masalah finansial, posisi pasar, teknologi, serta aset perusahaan lainnya  dalam suatu organisasi. Individu dapat datang dan pergi, namun pengetahuan berharga tidak bisa hilang, atau jika tidak organisasi / perusahaan akan mati. Subsistem pengetahuan mengacu kepada manajemen yang diakuisisi dan menghasilkan pengetahuan atau organisasi, yang mencangkup :
·       Akuisisi
Organisasi memperoleh pengetahuan dari sumber eksternal dan internal. Perusahaan dapat memperoleh informasi dari lingkungan eksternal melalui berbagai metode, misalnya  konferensi, konsultan, benchmarking dari organisasi lain, perekrutan staf baru dan bekerja sama dengan organisasi lainnya.  Sedangkan informasi internal , memperoleh pengetahuan dari kumpulan internal berarti belajar memahami apa yang dilakukan organisasi. Informasi yang diperoleh merupakan hasil filterisasi persepsi dari informasi yang didengar dan diterima organisasi. Informasi juga tidak hanya diperoleh secara sengaja, kadang kala suatu informasi diperoleh secara tidak sengaja.
·       Penciptaan pengetahuan
Penciptaan pengetahuan generatif. Marquadr mengacu pada 4 pola penciptaan ilmu pengetahuan yang bersifat kreatif dari Nonaka dan Takeuchi yang dimana terjadi secara tacit dan eksplisit, juga secara individu dan berbagai ilmu pengetahuan. 4 pola tersebut yaitu : Action learning, pemecahan masalah secara sistematis, eksperimen (peluang dan kemungkinan), dan belajar dari pengalaman masa lalu (pengalaman keberhasilan maupun kegagalan).
Sedangkan perolehan pengetahuan umumnya adaptif, penciptaan pengetahuan generatif, Senge mengatakan jenis pengetahuan sangat penting untuk belajar organisasi. Menciptakan pengetahuan baru tidak melibatkan kelompok-satunya informasi eksternal yang berkembang, tetapi juga wawasan intuisi diam-diam dan sangat subyektif, individu, dan firasat.

C.  Menciptakan Pengetahuan
Ada sejumlah kegiatan yang organisasi dapat melakukan untuk menciptakan pengetahuan :
·       Publikasi
Penciptaan pengetahuan ini terjadi ketika seseorang mengambil sebuah pengetahuan yang ada meningkatkan pengetahuan theirntacit, dan menciptakan sesuatu yang baru yang bisa dijerat seluruh organisasi. Misalnya, controller menggunakan pengetahuan tacit perusahaan hadir dengan sistem baru pengendalian anggaran untuk organisasi. Nonaka mencatat bahwa orang Jepang sangat baik untuk mengembangkan jenis pengetahuan.
·         Action Learning
Pendekatan untuk penciptaan pengetahuan, melibatkan bekerja pada masalah nyata, berfokus pada pelajaran dan benar-benar melaksanakan solusi. Dia, persamaan belajar untuk belajar tindakan adalah belajar = instruksi yang diprogramkan (pengetahuan yang sedang digunakan) + bertanya (ide-ide segar yang belum diketahui; Belajar tindakan berdasarkan pengalaman dan pengetahuan dari seorang individu. atau kelompok dan pekerja terampil, mempertanyakan hasil kreatif segar, pengetahuan baru.
·         Pemecahan Masalah
Sedangkan pemecahan masalah yang kebanyakan program dan alat-alat yang relatif lurus ke depan dan mudah dikomunikasikan, “pola pikir yang diperlukan ‘menurut David Garvin, Bisnis Profesor di Harvard University, jauh” lebih sulit untuk menyiapkan. Karyawan harus menjadi lebih disiplin dalam pemikiran mereka dan lebih memperhatikan detail. “Mereka terus-menerus harus menekan untuk akurasi, dan” mendorong melampaui gejala yang jelas untuk menilai penyebab, sering mengumpulkan bukti ketika kebijaksanaan konvensional mengatakan tidak perlu “(Membangun Organisasi Pembelajaran “Harvard Business Review, Juli-Agustus, 1993, pp 81 -82.).Semua karyawan dilatih dalam pemecahan masalah dan bagaimana menggunakan alat yang tepat dalam empat bidang: (1) menghasilkan ide-ide dan mengumpulkan informasi, (2) konsensus, (3) menganalisis dan menampilkan data dan (4) perencanaan tindakan.
·         Eksperimentasi
Bentuk penciptaan pengetahuan berbeda dari belajar dengan melakukan dan masalah sistematis dalam bahwa tidak termotivasi oleh situasi saat ini atau masalah, tapi kemungkinan masalah dan memperluas cakrawala. Contoh pengembangan eksperimental inovasi asli oleh F & D, proyek percontohan dan “toolkit” (tergantung Inde karyawan pencarian) Pengujian dapat menjalankan program atau proyek percontohan yang unik: program yang sedang berlangsung termasuk serangkaian percobaan kecil yang dirancang untuk menghasilkan keuntungan tambahan dalam pengetahuan. Bentuk-bentuk penciptaan pengetahuan merupakan tulang punggung dari banyak program total perbaikan terus menerus kualitas dan biasanya ditemukan di lantai Belajar lokakarya organisasi-organisasi seperti Corning dan Chaparral Steel telah sangat berhasil dalam menciptakan teknologi baru dengan teknik ini. proyek Demonstrasi biasanya lebih besar dan lebih kompleks dan biasanya melibatkan holistik, perubahan system.

D. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Penciptaan Pengetahuan
Berdasarkan hasil studi dari Szulanski (1996) yang mendiskusikan permasalahan dalam proses pengalihan pengetahuan dari orang/kelompok ke orang/kelompok lain, serta pengamatan empiris dari peran perpustakaan, pusat informasi atau pusat dokumentasi dalam proses penciptaan pengetahuan, maka dapat disampaikan sebagai berikut:
a.   Akses pada informasi
Diketahui bahwa kemampuan penciptaan pengetahuan organisisaional bergantung pada kemampuan semua individu dalam organisasi untuk dapat akses pada gagasan, informasi, dan pengalaman karyawan lain atau pihak lain diluar organisasi à pada aspek ini ada dua peran perpustakaan,dokumentasi dan informasi, yaitu :
1)    Peningkatan akses melalui penelusuran berbagai informasi dan pengetahuan dari berbagai sumber dan secara proaktif, berdasarkan analisis historis permintaan para pengguna, menyampaikan informasi dan pengalaman tersebut pada pengguna.
2) Peningkatan akses melalui pemberian saran alternatif cara memperoleh dan bentuk informasi serta pengalaman yang dibutuhkan pengguna.
    b.    Refleksi atas tindakan masa lalu .
Seperti kita ketahui bersama bahwa kemampuan penciptaan pengetahuan organisasi juga bergantung pada evaluasi pengalaman masa lalu oleh karyawan, yang menyebabkan peningkatan pemahamannya atas bagaimana suatu kejadian dan akibat pengalaman masa lalu bermanfaat pada masa kini à pada aspek ini peran nya adalah meningkatkan kemungkinan untuk terjadinya refleksi melalui pemberian induksi berupa informasi dan pengalaman pihak lain pada pengguna/peneliti internal untuk digunakan dalam proses menggugat dan merekonstruksi perspektif, keputusan dan pengalaman selama ini.
     c.    Kemampuan menyerap.
Diketahui bahwa kemampuan mengasimilasikan pengetahuan baru bergantung pada kenyataan apakah individu-individu telahmemiliki pengetahuan yang berkaitan dengan pengetahuan yang baru diterima sehingga memungkinkan mereka untuk memahami dan menyerap informasi baru yang dipindahkan pada mereka peran perpustakaan adalah meningkatkan kemampuan penyerapan pengetahuan melalui secara proaktif memberikan informasi dan pengalaman orang lain yang relevan dengan bidang kompetensi yang sedang didalami oleh pengguna/peneliti saat ini.
     d.   Kemampuan belajar.
Rekombinasi produktif yang terjadi di organisasi bergantung pada kemampuan karyawan belajar dari perubahan-perubahan dan pengetahuan yang telah dikembangkan oleh karyawan dalam organisasi. Bila karyawan terus menerus belajar dan selalu mengikuti perubahan-perubahan teknologi atau pengetahuan  pada aspek ini adalah meningkatkan kemampuan belajar individu-individu melalui pemberian informasi dan pengalaman pihak lain yang terkini (up to date) atau (current information) pada para pengguna.

















BAB III
PEMBAHASAN

A.  Cara mentrasfer/memperoleh pengetahuan dari berbagai objek
Pada bagian ini kami mencoba menjelaskan dari berbagai zona pentrasferan/memperoleh pengetahuan yang kami dapat dari hasil pengamatan secara tidak langsung dari objek.
Adapun objek yang kami maksud adalah : transfer/memperoleh pengetahuan dari :
       a.    Individu ke Individu
Ada berbagai cara ketika kita ingin memberikan pengetahuan yang dimiliki kepada individu. Kita bisa mengambil sebuah analogi :
Ketika seorang pemimpin perusahaan ingin mentrasfer pengetahuan yang ada dalam pikirannya dan agar bisa dijalankan oleh para bawahannya yang harus dilakukan adalah :
              1.  Berbicara secara sopan dan ungkapan ide mudah dicerna
              2.  Memberikan gambaran/contoh yang mudah dimengerti
              3.  Memberikan pemahaman dan pengalaman yang baik.  
       b.    Individu ke Kelompok
Kemampuan untuk belajar dari apa yang bagian lain dari organisasi lakukan untuk menjadi salah satu sumber utama nilai tambah bagi perusahaan. Organisasi dapat memperoleh pengetahuan internal dengan:
·       Memanfaatkan pengetahuan karyawan,
·       Belajar dari pengalaman,
·       Melaksanakan proses perubahan terus menerus
B.  Pemindahan dan Pemanfaatan Pengetahuan
Transfer Pengetahuan dan pemanfaatan melibatkan mekanik, elektronik dan perpindahan informasi dan pengetahuan intrapersonal baik sengaja (memo, laporan, pelatihan, briefing, wisata, mentoring, dll) maupun yang tidak sengaja (rotasi kerja, cerita, gugus tugas, jaringan informal dll).
Empat faktor yang mungkin membatasi transfer pengetahuan yaitu: biaya, kapasitas kognitif si penerima, penundaan informasi untuk mengutamakan prioritas, dan modifikasi pesan atau distorsi makna baik sengaja atau tidak sengaja.
Mentransfer Pengetahuan dan pemanfaatannya melibatkan mekanisme, elektronis dan gerakan interpersonaldari  informasi dan pengetahuan baik sengaja dan tidak sengaja.
C.  Pemindahan Pengetahuan yang disengaja
1.  Individual komunikasi tertulis (memo, laporan, surat, terbuka akses papan buletin).
2. Pelatihan (konsultan internal, program pendidikan formal, on-the-job training)
3. Konferensi internal
4. Briefings
5. Internal publikasi (video, cetak, audio)
6.  Wisata (terutama untuk besar, organisasi multidivisional dengan situs mul tiple ¬ yang disesuaikan untuk audiens yang berbeda dan kebutuhan)
7. Job rotasi / pengalihan
8. Mentoring


D.  Pemindahan pengetahuan yang tidak disengaja
Ada juga sejumlah cara di mana pengetahuan tidak disengaja atau sengaja dipindahkan ke bagian yang berbeda dari organisasi. pembelajaran informal Banyak yang terjadi adalah fungsi dari interaksi sehari-hari sering tidak terencana antara orang-orang:
1.    Rotasi pekerjaan
2.    Cerita dan mitos
3.    Tugas pasukan
4.    Jaringan informal

E.  Faktor yang Membatasi pemanfaatan dan perpindahan Pengetahuan
Ada empat faktor yang dapat membatasi transfer pengetahuan dalam sebuah organisasi dan dengan demikian mempengaruhi ketersediaan, bentuk, akurasi, dan makna pengetahuan dalam organisasi: (1) biaya, (2) kapasitas kognitif  penerima, (3) keterlambatan pesan karena prioritas pengiriman, dan (4) modifikasi pesan atau distorsi makna baik sengaja atau tidak sengaja.

F.  Cara Membuat Suatu Manajemen Pengetahuan
1)   Bangun infrastruktur dengan teknologi yang tepat
            Teknologi yang tepat, bukan berarti teknologi yang digunakan adalah teknologi tinggi. Tepat berarti sesuai dengan kebutuhan, sesuai dengan usaha yang anda lakukan sekarang dan tidak membuang-buang biaya. Teknologi ini bisa saja seperti komputer dan jaringan internet, lihat kembali di alat-alat pengetahuan.



2)   Bangun sebuah infrastruktur konseptual dengan tulang punggung kompetensi
            Teknologi yang tepat juga tidak akan berguna apabila anda tidak mempunyai konsep atau visi yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Dan tulang punggung yang kompeten adalah orang-orang yang mempunyai ilmu, keahlian, pengalaman, kecepatan bertindak, dan bersosialisasi.
3)   Buat suatu tempat penyimpanan dan hal-hal yang menyangkutnya
            Tempat penyimpanan bisa saja berupa gudang, perpustakaan, arsip, database, file. Dan dibantu dengan alat-alat yang mempermudah pencarian.
4)   Ciptakan standar tinggi untuk kualitas dan kegunaannya
            Anda harus membuat suatu aturan, yaitu hanya ilmu yang berguna sajalah yang akan anda disimpan di gudang pengetahuan anda, jangan sampai sampah informasi juga anda masukkan kedalamnya. Dan pastikanlah kalau aturan ini sesuai dengan kebutuhan penggunanya.

G.  Strategi dalam Manajemen Pengetahuan
ü  Buat perkiraan kalau setiap orang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan menyalurkan pengetahuannya
ü  Mendapatkan pengetahuan yang relevan eksternal secara sistematis terhadap organisasi.
ü  Belajar merancang suatu acara dalam berorganisasi untuk mendapatkan dan berbagi pengetahuan/pengalaman
ü  Mengembangkan cara-cara berpikir dan belajar secara kreatif dan generatif
ü  Mendukung dan menghargai inovasi dan penemuan
ü  Melatih staf dalam penyimpanan dan pengambilan pengetahuan
ü  Mendukung adanya pencampuran tim dan kerja secara bergantian untuk memaksimalkan penyaluran pengetahuan tanpa adanya batasan
ü  Mengembangkan basis pengetahuan yang berharga dan mempelajari beberapa kebutuhan organisasi
ü  Menciptakan sistem mekanisme untuk pengumpulan dan penyaluran pelajaran
ü  Perpindahan dari pembelajaran ke sistem kerja (kurang dari 10 persen pembelajaran yang terjadi di kelas pelatihan yang pernah ada di pekerjaan. Persentase ini dapat ditingkatkan dengan cara tertentu













BAB IV
PENUTUP

A.  Kesimpulan

Manajemen pengetahuan merupakan proses / kegiatan merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten.
Adapun cara membuat suatu manajemen pengetahuan yaitu dengan cara: membangun infrastruktur dengan teknologi yang tepat; membangun sebuah infrastruktur konseptual dengan tulang punggung kompetensi; membuat suatu tempat penyimpanan dan hal-hal yang menyangkutnya; serta menciptakan standar tinggi untuk kualitas dan kegunaannya











DAFTAR PUSTAKA

Marquardt, Michael J., (1996), Building Learning Organization, (NY: McGraw Hill Inc.)

Sumber Media :
http://uharsputra.wordpress.com/artikel/manajemenpengetahuan 2/12/2010

  

0 komentar:

Poskan Komentar