Kamis, 07 April 2011

e-Procurement

BAB I
P E N D A H U L U A N

A.   L a t a r   B e l a k a n g

Saat ini perkembangan teknologi Internet sudah mencapai perkembangan yang sangat pesat. Aplikasi Internet sudah digunakan untuk e-Commerce dan berkembang kepada pemakaian aplikasi Internet pada lingkungan pemerintahan yang dikenal dengan e-government. Pemerintah pusat dan pemerintah daerah berlomba-lomba membuat aplikasi e-Government.
Pengembangan aplikasi e-Government memerlukan pendanaan yang cukup besar sehingga diperlukan kesiapan dari sisi sumber daya manusia aparat pemerintahan dan kesiapan dari masyarakat. Survei di beberapa negara menunjukkan bahwa ada kecenderungan aparat pemerintah untuk tidak melaksanakan kegiatan secara online, karena mereka lebih menyukai metoda pelayanan tradisional yang berupa tatap langsung, surat-menyurat atau telepon. Kita harus belajar dari penyebab-penyebab kegagalan e-Government di sejumlah negara yangdisebabkan oleh beberapa faktor, yaitu: ketidaksiapan sumber daya manusia, sarana dan prasarana teknologi informasi, serta kurangnya perhatian dari pihak-pihak yang terlibat langsung.
e-Government dapatlah digolongkan dalam empat tingkatan. Tingkat pertama adalah pemerintah mempublikasikan informasi melalui website. Tingkat kedua adalah interaksi antara masyarakat dan kantor pemerintahan melaui e-mail. Tingkat ketigaadalah masyarakat pengguna dapat melakukan transaksi dengan kantor pemerintahan secara timbal balik. Level terakhir adalah integrasi di seluruh kantor pemerintahan, di mana masyarakat dapat melakukan transaksi dengan seluruh kantor pemerintahan yang telah mempunyai pemakaian data base bersama
e-Government di indonesia telah berkembang sebelum 2003. Sementara itu pemerintah mulai menyadari perlunya pengembangan e-Goverment Diseluruh jajaran pemerintah daerah dan pada tahun 2003 dikeluarkan Inpres No. 3 Tahun 2003 mengenai pengembangan e-Government di indonesia.
Sekarang ini pemerintah di berbagai negara di dunia mengimplementasikan e-Government untuk mencapai 3 tujuan : memperoleh efisiensi di internal, meningkatkan layanan ke masyarakat, dan mendukung keunggulan ekonomi.  Di        Indonesia, seperti halnya negara lain, telah menyadari pentingnya e-Government online untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik.

B.    T u j u a n
Untuk melaksanakan maksud tersebut, pengembangan                 e-government diarahkan untuk mencapai beberapa tujuan, yaitu ;
a.        pembentukan jaringan informasi dan transaksi pelayanan publik yang memiliki kualitas dan lingkup yang dapat memuaskan masyarakat luas serta dapat terjangkau di seluruh wilayah Indonesia pada setiap saat tanpa dibatasi oleh sekat waktu dan biaya yang terjangkau oleh masyarakat;
b.        pembentukan hubungan interaktif dengan dunia usaha untuk meningkatkan perkem-bangan perekonomian nasional dan memperkuat kemampuan menghadapi perubahan dan persaingan perdagangan internasional;
c.        pembentukan mekanisme dan saluran komunikasi dengan lembaga-lembaga negara serta penyediaan fasilitas dialog publik bagi masyarakat agar dapat berpartisipasi dalam perumusan kebijakan negara;

BAB II
T I N J A U A N  P U S T A K A


A.   Kebijakan dan Strategi Pengembangan e-Government
Instruksi Presiden No 3 tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi nasional pengembangan e-Government tidak bisa dipungkiri adalah angin bagus bagi penerapan teknologi komunikasi dan informasi di pemerintahan.
Tahap 1     –   Persiapan, yaitu pembuatan situs web sebagai media informasi dan komunikasi pada setiap lembaga.
Tahap 2     – Pematangan, yaitu pembuatan web portal informasi publik yang bersifat interaktif.
Tahap 3     –   Pemantapan, yaitu pembuatan web portal yang bersifat transaksi elektronis layanan publik.
Tahap 4     –   Pemanfaatan, yaitu pembuatan aplikasi untuk layanan
                        Government to Government (G2G),
                        Government to Business (G2B),
                        Government to Consumers (G2C).

B.    Hambatan Dalam Mengimplementasikan e-Government
Ada beberapa hal yang menjadi hambatan atau tantangan dalam mengimplementasikan e-Government di Pemda Pekalongan diantaranya:
·           Kultur berbagi belum ada. Kultur berbagi (sharring) informasi dan mempermudah urusan belum merasuk di Indonesia. Bahkan ada pameo yang mengatakan: “Apabila bisa dipersulit mengapa dipermudah?”. Banyak oknum yang menggunakan kesempatan dengan mepersulit mendapatkan informasi ini.
·           Kultur mendokumentasi belum lazim. Salah satu kesulitan besar yang kita hadapi adalah kurangnya kebiasaan mendokumentasikan (apa saja). Padahal kemampuan mendokumentasi ini menjadi bagian dari ISO 9000 dan juga menjadi bagian dari standar software engineering.
·           Langkanya SDM yang handal. Teknologi informasi merupakan sebuah bidang yang baru. Pemerintah umumnya jarang yang memiliki SDM yang handal di bidang teknologi informasi. Kekurangan SDM ini menjadi salah satu penghambat implementasi dari e-Government.
·           Infrastruktur yang belum memadai dan mahal. Infrastruktur telekomunikasi Indonesia memang masih belum tersebar secara merata. Di berbagai daerah di Indonesia masih belum tersedia saluran telepon, atau bahkan aliran listrik. Kalaupun semua fasilitas ada, harganya masih relatif mahal. Pemerintah juga belum menyiapkan pendanaan (budget) untuk keperluan ini.
·           Tempat akses yang terbatas. Sejalan dengan poin di atas, tempat akses informasi jumlahnya juga masih terbatas. Di beberapa tempat di luar negeri, pemerintah dan masyarakat bergotong royong untuk menciptakan access point yang terjangkau, misalnya di perpustakaan umum (public library). Di Indonesia hal ini dapat dilakukan di kantor pos, kantor pemerintahan, dan tempat-tempat umum lainnya.






BAB III
P E M B A H A S A N

A.   Pengertian e-Procurement
·           Menurut Kantor Manajemen Informasi Pemerintah Australia (Australian Government Information Management, AGIMO) :            e-Procurement merupakan pembelian antar-bisnis (business-to-business, B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet.
·           Menurut Wikipedia : e-Procurement adalah pembelian business-to-business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet maupun sistem-sistem informasi dan jaringan lain, seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP).
·           Siemens,  e-Procurement atau e-purchasing adalah pengadaan yang menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer yang lain.
·           Sarzana Fulvio di S. Ippolito (2003) menyebut e-Procurement sebagai seperangkat teknologi, prosedur, dan langkah-langkah organisasional yang memungkinkan pembelian barang dan jasa secara online, melalui peluang-peluang yang ditawarkan oleh internet dan e-commerce

B.    Tujuan e-Procurement
a.        Untuk lebih meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, sehingga pemerintah mendapatkan barang/jasa yang diperlukan dengan harga yang sama atau lebih murah dari harga pasar dengan tetap mencapai sasaran yang telah ditetapkan sesuai kualitas, kuantitas, serta waktu penyerahan sebagaimana yang disyaratkan dalam kontrak  pengadaan barang/jasa pemerintah.
b.        untuk lebih meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengadaan barang/jasa pemerintah;
c.        untuk memudahkan sourcing baik dalam memperoleh data dan informasi tentang barang/jasa, spesifikasi teknis, dan harga maupun tentang penyedia barang/jasa yang memenuhi kriteria pengadaan;
d.        untuk menjamin proses pengadaan barang/jasa pemerintah lebih cepat dan akurat;
e.        untuk lebih menjamin persamaan kesempatan, akses, dan hak yang sama bagi para pihak dalam proses pengadaaan barang/jasa;
f.          untuk menciptakan situasi yang kondusif terjadinya persaingan yang sehat bagi penyedia barang/jasa;
g.        untuk menciptakan situasi yang kondusif bagi aparatur pemerintah dan menjamin terselenggaranya komunikasi online serta mengurangi pertemuan langsung antara penyedia dan panitia dalam mendukung pemerintahan yang bersih, dan bebas dari KKN.

C.   Manfaat e-Procurement
       Proses pengadaan lebih transparan karena informasi pengadaan melalui internet mudah dan dapat diakses dimana saja dan kapan saja selama 24 jam.
       Mengurangi kontak person karena dokumen dikirim dan diproses melalui akses internet sehingga akan mengurangi KKN.
       Lebih efisien karena akan banyak mengurangi biaya dan lebih efektif karena sebagian besar proses dapat dilakukan oleh sistem.
       Meningkatkan kontrol terhadap penyimpangan
        Mengoptimalkan pengelolaan basis pasokan yang tepat waktu.



D.   Prinsip Dasar e-Procurement
a.        efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus menghasilkan   barang/jasa dengan kualitas yang dipersyaratkan dan memberikan  manfaat yang sebesar-besarnya sesuai sasaran yang ditetapkan;
b.        efisien, berarti pengadaan barang/jasa untuk mendapatkan harga yang sama atau lebih murah dari harga pasar, dalam waktu yang sesingkat-singkatnya;  
c.        terbuka dan bersaing, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan;
d.        transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat administrasi dan teknis, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, kepastian waktu setiap tahapan, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya;
e.        adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun;
f.          akuntabel, berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan  masyarakat, serta dapat dipertanggung-jawabkan sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.


E.    Proses e-Procurement
Berdasarkan PP Tahun 2006 tentang Pengadaan barang/jasa secara elektronik.
Proses e-Procurement secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut ini langkah-langkah utamanya
1.         Apabila seorang manajer memerlukan sebuah tas kantor, ia dapat mencari sendiri di katalog maya dalam jaringan internal perusahaan. Dengan satu klik, ia memilih salah satu dan memasukkan dalam keranjang maya. Secara otomatis, ini sudah menjadi permintaan.
2.         Permintaan elektronis ini secara elektronis pula akan disetujui atau tidak disetujui.
3.         Apabila tidak disetujui, manajer bersangkutan akan diberi tahu. Apabila disetujui, permintaan ini bersama dengan permintaan lain di perusahaan dikumpulkan dan otomatis menjadi surat pesanan.
4.         Surat pesanan ini secara elektronis dikirim melalui internet ke pemasok.
5.         Bagian keuangan otomatis mencatat transaksi ini dan transfer uang akan langsung dilakukan ke pemasok (apabila pembayaran di muka) atau kalau sudah ada berita pengiriman secara elektronis (apabila pembayaran di belakang).


  Manajer cari                Persetujuan                    PO dibuat                          PO                     Pembayar
 di katalog &                      secara                             secara                          dikirim                      an dilaku
   klik sendiri                  elektronik       elektronik                    elektronik    kan elek
                                                                                                                             tronik

Proses e-procurement

F.    Hambatan e-Procurement
        E-Procurement dapat dipandang sebagai ancaman bagi pihak-pihak yang selama ini mendapat keuntungan dari proses pengadaan  yang lama.
        Di beberapa daerah Infrastruktur internet masih belum mendukung.
        Database yang dibutuhkan tidak lengkap bahkan tidak tersedia.
        Masih cukup banyak para penyedia jasa di Indonesia gagap teknologi.

G.   Aspek Keamanan
Aspek keamanan biasanya seringkali ditinjau dari tiga hal, yaitu Confidentiality, Integrity, dan Availability. Biasanya ketiga aspek ini sering disingkat menjadi CIA. Namun dalam makalah ini diusulkan aspek lain yaitu aspek non-repudiation yang dipelukan untuk transaksi elektronik.  Penjabaran dari masing-masing aspek tersebut akan dibahas secara singkat pada bagian ini
a.    Confidentiality
Confidentiality merupakan aspek yang menjamin kerahasiaan data atau informasi. Sistem yang digunakan untuk mengimplementasikan e-Procurement harus dapat menjamin kerahasiaan data yang dikirim, diterima dan disimpan. Bocornya informasi dapat berakibat batalnya proses pengadaan.
Kerahasiaan ini dapat diimplementasikan dengan berbagai cara, seperti misalnya menggunakan teknologi kriptografi dengan melakukan proses enkripsi (penyandian, pengkodean) pada transmisi data, pengolahan data (aplikasi dan database), dan penyimpanan data (storage). Teknologi kriptografi dapat mempersulit pembacaan data tersebut bagi pihak yang tidak berhak.
       b.    Integrity
Integrity merupakan aspek yang menjamin bahwa data tidak boleh berubah tanpa ijin pihak yang berwenang (authorized). Untuk aplikasi e-procurement, aspek integrity ini sangat penting. Data yang telah dikirimkan tidak dapat diubah oleh pihak yang berwenang. Pelanggaran terhadap hal ini akan berakibat tidak berfungsinya sistem e-procurement.
Secara teknis ada banyak cara untuk menjamin aspek integrity ini, seperi misalnya dengan menggunakan messange authentication code, hash function, digital signature.
c.    Availability
Availability merupakan aspek yang menjamin bahwa data tersedia ketika dibutuhkan. Dapat dibayangkan efek yang terjadi ketika proses penawaran sedang dilangsungkan ternyata sistem tidak dapat diakses sehingga penawaran tidak dapat diterima. Ada kemungkinan pihak-pihak yang dirugikan karena tidak dapat mengirimkan penawaran, misalnya.
Hilangnya layanan dapat disebabkan oleh berbagai hal, mulai dari benca alam (kebakaran, banjir, gempa bumi), ke kesalahan sistem (server rusak, disk rusak, jaringan putus), sampai ke upaya pengrusakan yang dilakukan secara sadar (attack). Pengamanan terhadap ancaman ini dapat dilakukan dengan menggunakan sistem backup dan menyediakan disaster recovery center (DRC) yang dilengkapi dengan panduan untuk melakukan pemulihan (disaster recovery plan).
       d.    Non-repudiation
Non-repudiation merupakan aspek yang sangat penting dalam transaksi elektronik. Aspek ini seringkali dilupakan. Aspek non-repudiation menjamin bahwa pelaku transaksi tidak dapat mengelak atau menyangkal telah melakukan transaksi.
Dalam sistem transaksi konvensional, aspek non-repudiation ini diimplementasikan dengan menggunakan tanda tangan. Dalam transaksi elektronik, aspek non-repudiation dijamin dengan penggunaan tanda tangan digital (digital signature), penyediaan audit trail (log), dan pembuatan sistem dapat diperiksa dengan mudah (auditable). Implementasi mengenai hal ini sudah tersedia, hanya perlu diaktifkan dan diakui saja. Dalam rancangan Cyberlaw Indonesia – yang dikenal dengan nama RUU Informasi dan Transaksi Elektronik – tanda tangan digital diakui sama sahnya dengan tanda tangan konvensional.
       e.    Standar Pengamanan
Dalam upaya untuk memenuhi aspek-aspek tersebut di atas, sistem perlu dirancang dan diimplementasikan sesuai dengan standar yang berlaku. Ada beberapa standar yang dapat diikuti, mulai dari standar yang sifatnya formal (seperti ISO 17799) sampai ke standar yang sifatnya lebih praktis dan operasional (yang sering disebut best practice).
       f.     Evaluasi Secara Berkala
Untuk membuktikan aspek-aspek tersebut sistem informasi perlu diuji secara berkala. Pengujian atau evaluasi ini sering disebut dengan istilah audit, akan tetapi bukan audit keuangan. Untuk menghindari kerancuan ini biasanya sering digunakan istilah assesement.
Evaluasi secara berkala bisa dilakukan dalam level yang berbeda, yaitu dari level management (non-teknis) dan level teknis. Masing-masing level ini dapat dilakukan dengan menggunakan metodologi yang sudah baku. Evaluasi untuk lebel non-teknis biasanya dilakukan dengan menggunakan metoda evaluasi dokumen. Metoda ini yang banyak dilakukan oleh auditor Indonesia. Namun, metoda ini belum cukup. Dia harus dilengkapi dengan evaluasi yang levelnya teknis sebab seringkali kecukupan dokumen belum dapat memberikan perlindungan. Sebagai contoh, seringkali auditor hanya mencatat bahwa sistem memiliki firewall sebagai pelindung jaringan. Akan tetapi jarang yang melakukan evaluasi teknis sampai menguji konfigurasi dan kemampuan firewall tersebut.
Untuk level teknis, ada metodologi dalam bentuk checklist seperti yang telah kami kembangkan di INDOCISC dengan menggunakan basis Open-Source Security Testing Methodology (OSSTM). Sayangnya di Indonesia tidak banyak yang dapat melakukan evaluasi secara teknis ini sehingga cukup puas dengan evaluasi tingkat high-level saja. Sekali lagi, evaluasi secara teknis harus dilakukan untuk membuat evaluasi menyeluruh.












BAB IV
P E N U T U P
A.   K e s i m p u l a n
Dengan adanya e-Procurement dapat meminimalisir kecurangan/penyimpangan dalam hal pengadaan barang/jasa sehingga kegiatan-kegiatan yang sifatnya sensitif dalam penyimpangan dapat terhindari.
B.    S a r a n
Perlu ada pengembangan dan peningkatan dalam hal                 e-Procurement ini sehingga akan terwujudnya good governance.










D A F T A R   P U S T A K A

                                                         
Darwin, Muhajir, 2000, Good Governance dan Kebijakan Publik, Lokakarya ”Reformasi Birokrasi menu  Good Goverance, Yogyakarta, 25 Oktober 2000
Dwiyanto, Agus, (Editor), 2005, Mewujudkan Good Governance Melalui Pelayanan Publik, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta
KOMINFO, Sistem Informasi Nasional. Departemen Komunikasi dan Informatika. Tersedia di: http://www.depkominfo.go.id
Indrajit, Richardus E., 2002, Electronic Government, Penerbit Andi, Yogyakarta

Sumber media
http:/www.google.co.id
http:/www.depkeu.go.id
http:/www.pajak.co.id
http:/www.perbendaharaan.go.id
http:/www.djbc.co.id










0 komentar:

Poskan Komentar